WordAppeal

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Tribune
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Mar 2018

by Jean-Sébastien Brégain, Directeur Général, WordAppeal

Digital Workplace : quelle place pour la communication interne ?

Imaginez un monde idéal où les collaborateurs accèdent de partout, de manière fluide et maillée à l’ensemble de leurs applications métiers, messageries, espaces collaboratifs, réseaux sociaux et bases de connaissance… Ce monde existe, c’est celui de la Digital Workplace. Son aïeul, le portail intranet offrait une large place à l’information. Comment la communication interne s’intègre-t-elle dans ce nouveau dispositif ? Comment le déploiement de ce type d’outil est-il orchestré ? Qu’est ce qui change aujourd’hui pour les communicants ?

Un écosystème intégré, des portails qui se structurent en « hubs profilés »…

Au cœur de la Digital Workplace, il y a le collaborateur ; ses outils, ses espaces de travail, ses besoins pré-identifiés en fonction de son profil (bien souvent l’annuaire) et personnalisables (à sa main) selon ses attentes spécifiques.

La porte d’entrée joue un rôle clé dans l’accès à l’ensemble de ces composantes. En matière de Digital Workplace, la logique dite de « hub » permet de structurer un point d’entrée personnalisé dans l’écosystème. C’est celle qui a prévalu à la refonte de la Digital Workplace de Valeo et qui a permis un premier déploiement de MySmartHub en moins de 6 mois.

… déployés de manière AGILE.

6 mois pour déployer la base d’un nouvel écosystème digital interne ? Tout d’abord en associant une connaissance fine des attentes des utilisateurs à celle des opportunités technologiques.

 

« Améliorer, implémenter en continu. Il ne se passe pas un mois sans qu’une innovation soit déployée dans l’écosystème digital interne » Sorina Matos (Communication), Beate Lippold (Information Systems)

 

Sorina Matos (Communication) et Beate Lippold (Information Systems) chez Valeo identifient 6 ingrédients-clés :

  • partager le bon constat sur l’existant, fixer clairement ses priorités (ce qui est indispensable en V1, le fameux MVP – Minimal Viable Product, et ce qui pourra être déployé ultérieurement) ;
  • prototyper la vision cible, et la mettre à l’épreuve d’un premier panel d’utilisateurs intranautes ;
  • choisir le bon outil (rencontres avec des pairs qui déploient un dispositif digital s’appuyant sur Google : Air Liquide ou encore LafargeHolcim) ;
  • l’implémenter en tirant au maximum parti des fonctionnalités socles (l’outil Lumapps a été choisi) ;
  • accompagner le réseau des communicants (création d’un programme MOOC pour former les communicants à l’usage des outils de gestion de contenus, de création de contenus – éditorial et vidéo, des réseaux sociaux) ;
  • améliorer, implémenter en continu – il ne se passe pas un mois sans qu’une innovation soit déployée dans l’écosystème digital interne.

A ces 6 ingrédients, il convient d’en ajouter un 7e : mettre en place la bonne équipe. Valeo est à ce titre un cas d’école de collaboration étroite et réussie entre SI et communication. Un véritable binôme opérant de concert dans la mise en œuvre de toutes les orientations stratégiques : choix de partenaires, priorisations des développements et des évolutions, etc.

La communication, moteur de la digitalisation interne.

Dans ce nouveau cadre de digitalisation, la communication joue un rôle clé d’analyse des usages (UX) d’accompagnateur de la transformation, et naturellement de producteur de contenus. Comment ?

Tout d’abord en favorisant l’appropriation des nouveaux outils. Valeo a fait le choix de déployer l’ensemble de ses outils bureautique sous G Suite (Google Mail, Google Slides, Google Agenda, Hangout, etc.). Ce déploiement s’est accompagné d’une véritable démarche de change management avec un mix communication sur les bénéfices (collaboration ouverte) et sur les usages (comment ça marche) en alternant humour (teasers vidéo) avec une tonalité plus sérieuse (tutoriels).

Ensuite, en valorisant les bonnes pratiques, les cas d’usage internes. Lorsque la R&D teste le déploiement de nouveaux outils collaboratifs et sociaux, la communication accompagne (formation, animation), analyse et promeut plus largement les bénéfices apportés.

Enfin en défrichant, en testant continuellement de nouveaux usages : la socialisation des contenus internes, les lives, l’animation de communautés d’ambassadeurs, les systèmes de notifications sur des thématiques… et un ciblage toujours plus fin des informations partagées. Ainsi la dernière release de l’intranet de Valeo opérée cette semaine permet au collaborateur de disposer de 4 niveaux d’information : Groupe, Business Group mais également pays et site.

L’information cohabite avec les outils de travail.

La communication contribue à partager le socle de messages, à véhiculer les valeurs, ce qui fait l’identité et l’âme de l’entreprise, le storytelling commun. Elle œuvre également à mobiliser l’ensemble des collaborateurs autour des grandes transformations opérées par l’entreprise en les faisant connaître (porter la parole des dirigeants, expliquer) et en créant les conditions de leur adhésion (écoute et valorisation du terrain). L’information fait mieux que cohabiter avec les outils de travail, elle les mobilise de manière tactique pour permettre l’engagement des collaborateurs : hangouts de dirigeants, appel à réactions sur l’Intranet collaboratif, base de connaissance « wiki » sur l’entreprise et son expertise, valorisation de profils experts, etc.

Vers une communication 100 % personnalisée, prenant appui sur le Big Data ?

Le futur de la communication dans la Digital Workplace réside certainement dans le passage d’une communication profilée (par l’annuaire) ou personnalisée par l’utilisateur à une diffusion de l’information induite par sa navigation, ses recherches, ses modes de consommation de l’information (vidéo, texte, réseau social).

Dans ce cadre nouveau, animé par la puissance des algorithmes, se posera toujours la question du socle essentiel de contenus fédérateurs à partager auprès de l’ensemble des collaborateurs.